会议百态 [复制链接]

    【台湾《经济日报》６月１１日文章】题：会议百态（作者陈青）
    我因工作关系，３年来陪日本顾问参加公司内内外外的会议，每月不下３０次。我既无发言权，又无表决权，更无决定权，但若洗耳恭听，仔细揣摩上至主席下至出席者的表态，亦不失为人生一大乐事。
    尤其，由于各人性格与权限不同，主席在会上的作风亦受到左右，兹将其类型略分如下：独裁型
    此类型多属于老板字号的人物，但多数为第一代创业者。他们握有生杀之权，开会之前已胸有成竹，腹案在先，不容他人置喙。让出席者参加会议，只是标榜民主，满足干部们有参与感的虚荣心而已。通常会中气氛沉闷而严肃，尽管主管笑容可掬地鼓励大家提意见，其实，仅唯唯喏喏、鸦雀无声。主席的话有时根本听不到，出席者唯有专心去听、去揣摩，否则，要求复述，可不是闹着玩的，使出席者笼罩在莫大的压力圈，连气都不敢喘，藉此可显现他的威风。
    即使干部有意见，也要技巧地拐弯抹角，以暗示方式，设法使主席有“寡人正有此意”的切身共鸣，而自然地出之其口。教师型
    这类型多属于专家字号的人物，通常主持专案或沟通会议。他们学有专长精于公司某一业务，当会议时，常把出席者看成学生，甚至看成劣等生，唯恐学生不懂、或懂得彻底，不惜一而再、再而三地重复解说，甚至进了忘我的境界，而忘了下班时间已到。
    如果你是出席者之一，当天最好自带便当或自备交通工具。超人型
    此类型多属于红牌字号的人物，是老板跟前的亲信，被视为既有担当、又有魄力的一群，而他们也以此引以为豪。会议有２／３的时间被他们所占据，会中口沫横飞、高谈阔论。当有人抒己之见时，常有意无意地被打断，并说道：“好啦！还是照我的意思办吧！”当然他们头脑敏捷，但也常见风使舵，常说：“出事由我负责。”果真失败了，小事当然他们会负责，但若是大事时，老板都不会找上他们，不用说已有人当待罪羔羊，而他们似乎也健忘，更谈不上负责了。无力感型
    这类型多属于“管子”字号的人物，最擅于作沟通的工作。在会中光滑如水管，毫无保留地上意下传、下情上达，但若要他们作决定，则唯有回答道：“我会传达大家宝贵的意见，请静候佳音！”或者“我会替大家争取，请稍安勿躁！”而通常却杳无音讯，即使有回音，也是由幕后有权者出面布达，以示皇恩浩荡。因此，他们自觉无力感，而出席者也理解，尽量在会上不使他们感到尴尬，反正大家心照不宣。学者型
    此类型的人物也不乏有老板级在内，当然是留过学的第二代接棒者。温文有礼而谦虚，一切讲理，出席者可畅所欲言，提出意见。但他们理性有余、魄力不足，难免为老干部所乘，很可能失去商机。讲理固然是好事，但偶尔有不合理的要求，亦非坏事。或许藉此可激发人类的潜能，化不可能为可能亦未可知。此经常为第一代创业者的手法，不但使公司快速成长，亦使干部获得成就感。因为人类难免有惰性，因而有人认为，在强悍严酷的主管下，固然精神压力受不了，但也磨练了自己的能力，问题在于是否能巧妙地转嫁情绪及调适。龙门型
    此类型的人物多属于野心字号。为了摆架势、显威风，常通知无关的人出席，甚至派部下助阵，当然他们以自我为中心，为了获得某种权力或利益，常藉机塑造“多数民意”的假象，迫使上级就范，而得以如愿，以便对工作能“挑肥拣瘦”。至于出席者，大概可分成下列型：迟到早退型
    常藉口工作太忙，或因上级召见，以引人注目，其实这类人的计划性最差，所以突发事件特多。沉默型
    本人在会中常无主见，或许对主题未深入了解，或则未齐全资料，不好表示己见，以免受人耻笑。或许已认清主席的真面目，认为最好三缄其口，多说无益，以免被列入黑名单。脱线型
    在会中话最多而不中肯，常被主席制止。他们或许对主题认识不清、或许假装迷糊，以便推卸责任、转嫁责任。表演型
    在会中中气十足、口齿伶俐、条理分明，甚至提出具体的数据；但经常使用肢体语言，尤其当最高阶层列席时，更占用了会议的时间。
    上列的分类方式，因为见仁见智，或许尚有其他更妙的方式。
    但我认为，效率的管理应从开会的时间管理开始，因为时间也是公司的资源之一，是无形的，切忌浪费，应该明确会议的目的，紧缩出席人员的人数，善加利用并控制时间。
    因此，在开会之前，主席先将议题过目，预先分类为：１、讨论后，须作裁决。
    ２、只要报告就可以。当会议一开始就宣称“会议时间至×时为止”。
    主席也应使出席者站在相等的地位，并听取其意见，设法解除其警戒心，并经常谦虚地征求意见，以引出对方的资讯及不同的意见。如果主席自认高人一等，而耻于无知，将无法使会议活泼，而失去其功能。